Hur bokför man inkassokrav till kund och erhållen inkassoavgift?

Om en kund inte har betalat sin faktura innan förfallotiden gått ut, får ett företag eller ett ombud (inkassoföretag) för företaget skicka inkassokrav. 

Företaget kan skicka ut ett inkassokrav efter att en eller två betalningspåminnelser skickats ut, men behöver egentligen inte skicka ut betalningspåminnelser. Det anses vara god sed att skicka betalningspåminnelser först då kunden kan ha tappat bort fakturan eller att kunden glömt bort den, inte att deras betalningsförmåga är påverkad.

Enligt inkassolagen ska ett inkassokrav vara utformat i enlighet med de krav som finns. Företaget kan dessutom välja att förutom kräva betalning för fakturan också kräva en avtalad påminnelseavgift enligt betalningspåminnelser, dröjsmålsränta och inkassoavgift. 

Enligt lagstadgar är påminnelseavgiften 60 SEK och inkassoavgiften 180 SEK kan tas ut i ett inkassokrav enligt lagen om ersättning för inkassokostnader. Dröjsmålsränta kan tas ut enligt räntelagen eller avtal. 

Om ett företag har en fordran på ett annat företag eller en myndighet får en förseningsavgift om 450 SEK tas ut enligt lagen om ersättning för inkassokostnader, detta även om avgiften inte avtalats i förväg. Företaget får endast ta ut 450 SEK i förseningsavgift, där påminnelseavgift, inkassoavgift och avgift för amorteringsplan tillsammans inte får överstiga 450 SEK.

Ett företag kan välja att anlita ett godkänt inkassoföretag om företaget inte själva vill sköta indrivningsprocessen med inkassokrav, betalningsförelägganden, utmätning, tvister i domstol och konkursanmälningar. Att anlita ett inkassoföretag för indrivning innebär utgifter för företaget, i form av provision och avgifter. 

Vid intäkt från inkassoavgift klassas en intäkt som fakturerad kostnad. Detta eftersom avgiften avser att kompensera kostnader i samband med indrivning av utebliven betalning.

Om det är sannolikt att ekonomiska fördelar tillfaller företaget när prestationen är utförd, skall företaget redovisa intäkt i resultaträkningen, detta om inkomsten också kan räknas på ett säkert sätt.  

Om företaget tillämpar kontantmetod:

  • Bokför inkassoavgift när kunden har betalat

Om företaget tillämpar fakturametod:

  • Bokför inkassoavgift när inbetalning skett, då det kan råda osäkerhet kring kundens betalningsförmåga

Exempel 1: Bokföra inkassoavgift (fakturametoden)

Företaget har erhållit betalning från kund om 10 240 SEK där kundfordran är 10 000 SEK, påminnelseavgift 60 SEK och inkassoavgift 180 SEK. 

Konto Benämning Debet Kredit
1930 Företagskonto/checkkonto/affärskonto 10 240
1510 Kundfordran 10 000
3591 Förseningsavgifter, ej moms 240 

Exempel 2: Bokföra inkassoavgift (kontantmetoden)

Företaget har erhållit betalning från kund om 10 240 SEK där kundfordran är 10 000 SEK, påminnelseavgift 60 SEK och inkassoavgift 180 SEK. Utgående moms (25%) är 2 000 SEK.

Konto Benämning Debet Kredit
1930 Företagskonto/checkkonto/affärskonto 10 240
2611 Utgående moms SE, 25% 2 000
3001  Försäljning inom Sverige, 25% 8 000
3591 Förseningsavgifter, ej moms 240 

 

Om företaget tillämpar faktureringsprogram för att registrera försäljning är det viktigt att att all försäljning bokförs och att dessa transaktioner inte har bokförts dubbelt. För att ta reda på att transaktionerna bokförts och inte dubbelt, tas en rapport från faktureringsprogrammet ut och stäms av mot kontot för kundfordringar i bokföringen

Värdering, moms och beskattning

Inkomster från inkassoavgifter värderas till det nominella belopp i den redovisningsvaluta som erhållits eller väntas erhålla från kund. 

Intäkten från inkassoavgifter värderas till verkligt värde av utförd prestation under redovisningsperioden, baserat på inkomstens värde. 

Inkassoavgifter är momsfria (0%).

Skattedeklaration för momsfria inkassoavgifter

  • Inkomsten redovisas i ruta 42 som “Övrig försäljning m.m”

Enbart allmännyttiga ideella föreningar kan ha skattefria intäkter, bortsett från det undantaget är intäkter från inkassoavgifter normalt skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen

Bokslut och årsredovisning

Vid bokslut ska de försäljningsintäkter som hör till aktuell redovisningsperiod uppskattas och beräknas, vilket kan ge anledning till bokföring av de förutbetalda och upplupna intäkterna.

I årsredovisningen ska företaget upplysa om de principer som tillämpats gällande redovisning (vilket gäller klassificering och erkännande) samt värdering av intäkter.

Enligt årsredovisningslagen (ÅRL) ska större företag (där verksamhetens grenar eller geografiska marknader avviker avsevärt) lämna uppgifter om hur nettoomsättningen fördelats på verksamhetens grenar och marknader. Bedömningen av om verksamhetens grenar och marknader avviker avsevärt från varandra ska göras med hänsyn till hur företaget normalt organiserar försäljningen av varor och tjänster. (Lag 2015:813)

Beskrivning
Använd denna mall vid gåva av fastighet för att enkelt göra i ordning gåvobrevet som måste upprättas för giltigheten av överlåtelsen. Se även bilagan i PDF-format som beskriver riktlinjerna kring ifyllnad av gåvobrevet och förklarar vilken information som ska finnas i respektive ruta. Överlåtande av en fastighet i form av en gåva kan exempelvis ske inom ett äktenskap och då fungerar mallen utmärkt.
Nedan uppgifter är obligatoriska för gåvobrevets giltighet:
Officiell beteckning av fastigheten (registerbeteckningen) t.ex. Gävle Österhamn 1:18).
Tillträdesdag (detta behövs för att gåvotagaren ska kunna söka lagfart).
I de fall gåvan ska delas mellan flera gåvotagare behöver den andel varje gåvotagare tar emot finnas i gåvobrevet i bråkdels form och INTE i procentform (t.ex. 1/5). Detta gäller även om två personer delar på fastigheten med en halva var.
Samtliga givares och gåvotagarens underskrifter
Namnteckning från två vittnen som bevittnat gåvogivarens/gåvogivarnas underskrifter
I de fall en gåvogivare är gift och fastigheten är giftorättsgods eller om fastigheten är givarens enskilda egendom p.g.a. äktenskapsförord men makarnas gemensamma bostad måste den andre maken samtycka till gåvan skriftligen, förslagsvis direkt i gåvobrevet. Fastighetsöverlåtelser måste registreras genom ansökan om lagfart hos Lantmäteriet och till ansökan behöver gåvobrevet i original samt en bestyrkt kopia bifogas. I de fall gåvan sker inom ett äktenskap mellan makar behöver överlåtelsen registreras i Äktenskapsregistret hos Skatteverket, innan lagfart kan beviljas. Gåvobrevet ska då bifogas till Skatteverket i original (utan kopior) och varje make/maka behöver registrera vilket totalt blir två registreringar.

Beskrivning
För att ett testamente ska vara giltigt måste det upprättas skriftligt och denna mall kan användas för att upprätta följande typer av testamente:
Testamente 1: Inbördes testamente mellan makar med särkullbarn
Testamente 2: Inbördes testamente mellan makar med gemensamma barn och särkullbarn
Testamente 3: Inbördes testamente mellan sambor
Testamente 4: Testamente av ensamstående
Testamente 5: Testamente till förmån för bröstarvinge
Testamente 6: Testamente till förmån för en organisation
Testamente 7: Testamente med legat
För att förenkla utformningen av testamentet medföljer en PDF-fil som förklarar vilka uppgifter som måste framgå och vilka regler som finns att förhålla sig till
Om testamente
Eftersom ett testamente ska tillämpas först när testatorn är avliden är det svårt att bevisa vad dennes vilja var om testamentet inte upprättats skriftligt vilket är anledningen till att detta är ett krav för giltighet av testamente. Detta innebär dessutom att testamentet är den enda riktiga hjälpen i beslut om hur kvarlåtenskapen ska fördelas och därför är det viktigt att man uttrycker sig så tydligt som möjligt så att det inte råder några tvivel på vad det är man menar när förordnandet ska verkställas.
I slutet av testamentet ska testatorns underskrift i bläck med beständig skrift finnas och det är viktigt att testamentet är daterat så att det lätt kan urskiljas som det senaste upprättade testamentet och därför det giltiga (om det skulle finnas flera). Det går även bra att upprätta det senaste testamentet som ett tillägg (det måste framgå att det är ett tillägg) till ett tidigare testamente och i sådana fall gäller fortfarande det äldre testamentet bortsett från de ändringar som har gjorts i och med tillägget (på de punkterna gäller istället det nya testamentet). I de fall testatorns psykiska hälsa var påverkad och varierade över tiden är datumet dessutom viktigt för att i efterhand kunna bedöma stabiliteten i det psykiska tillståndet vid tidpunkten för upprättandet och därmed att testatorn var ”vid sina sinnens fulla bruk och med fullt och sunt förstånd”.
För giltighet av testamentet krävs att:
det är bevittnat av (minst) 2 (två) personer
vittnena inte är bland de närmsta anhöriga till testator
vittnena är behöriga (dvs inte är underåriga eller psykiskt störda)
vittnena inte är jäviga (d.v.s. inte har ett eget intresse för det som står i testamentet samt inte är omnämnda i testamentet)
Viktigt att tänka på är att det endast är originalet (underskrivet och bevittnat) som är rättsligt giltigt och att kopior alltså inte gäller. Det kan därför vara bra att upprätta ett flertal, identiska original som bevittnas och undertecknas samt dateras till samma datum.

Beskrivning
Anvisningar till mallen Framtidsfullmakt
Använd denna mall för att underlätta utformningen och upprättandet av en juridiskt korrekt framtidsfullmakt. Med mallen medföljer en PDF-fil som förklarar vilka uppgifter som måste framgå och vilka regler som finns att förhålla sig till. Mallen finns i fyra versioner och varje mall har plats för upp till fyra fullmaktshavare i de fall man önskar ge flera personer framtidsfullmakt.
Om framtidsfullmakt
Framtidsfullmakt är en form av ställföreträdarskap för personer över 18 år (tillsammans med god man och förvaltarskap). Den används för att en annan person ska ha rätt att sköta dina ekonomiska och personliga angelägenheter om du själv inte längre är förmögen att sköta detta själv p.g.a. sjukdom eller liknande. I förtid kan du alltså utse en person som kan fatta denna typ av beslut för din räkning, i det fall du skulle bli oförmögen till att sköta det själv, och det är detta som kännetecknar en framtidsfullmakt och skiljer den från en vanlig fullmakt då denna alltså träder i kraft vid en obestämd tidpunkt i framtiden.
Framtidsfullmaktens giltighet
För att en framtidsfullmakt ska vara giltig krävs det att den upprättas skriftligt, att fullmaktsgivaren är vid sina sinnens fulla bruk och att fullmaktsgivarens underskrift (eller intyg till sin underskrift) bevittnas av två personer samtidigt. Dessa två vittnen måste vara behöriga vilket innebär att de inte får vara underåriga, psykiskt störda eller anhöriga till fullmaktsgivaren.
Fullmaktshavare
I princip vilken person eller vilka personer som helst kan utses till fullmaktshavare i en framtidsfullmakt. Man har även valet att utse flera fullmaktshavare att sköta olika angelägenheter exempelvis ekonomiska eller personliga.
Framtidsfullmaktens giltighetstid
Framtidsfullmakten träder i kraft när fullmaktshavaren bedömer att fullmaktsgivaren inte längre är förmögen att sköta sina angelägenheter eller fatta beslut själv. Fullmaktsgivaren kan dock villkora ikraftträdandet med en prövning i tingsrätt av dennes hälsotillstånd och även fullmaktshavaren kan begära att få frågan prövad av domstol. Fullmaktsgivaren har rätt att återkalla fullmakten och den upphör gälla automatiskt om denne får en förvaltare eller god man.
Kontroll av fullmakthavarens verksamhet
I och med framtidsfullmakten har fullmaktshavaren en lojalitets- och samrådsplikt i förhållande till fullmaktsgivaren och fullmaktsgivaren kan i förväg (i framtidsfullmakten) utse en person som ska granska fullmakthavarens verksamhet och som har rätt att erbjuda att uppdraget redovisas. I de fall ingen person har utsetts i framtidsfullmakten som rätthavande av granskning går denna rätt till make, sambo eller närmaste släkting till fullmaktsgivaren. En sådan rätt har även överförmyndaren som även kan besluta om helt eller delvist upphörande av framtidsfullmakten om denna missbrukats av fullmaktshavaren.