Vad är en Verifikation?

Verifikationerna i företagets bokföring är underlagen till affärshändelserna som inträffat under året. Verifikationerna kan vara underlag i form av en e-faktura, faktura eller kvitto men även andra fysiska och elektroniska dokument. Det viktiga är att varje affärshändelse ska ha ett eget underlag i bokföringen. Dock kan justeringar av transaktioner finnas med i företagets bokföring som verifikationer, men då finnas med utan bifogat underlag.

Hur länge behöver man spara verifikationer?

Leverantörsfakturor som företaget tar emot behöver arkiveras i den form som den mottas i. Det vill säga behöver pappersfakturor sparas i pappersform medans e-fakturor kan sparas i digital form. Regeln är att alla mottagna digitala fakturor, pappersfakturor, kvitton och annat fysiskt underlag behöver sparas i 7 år. Men ifall de fysiska underlagen skannas in och förs över till digital format behöver de originella fysiska underlaget enbart sparas i 3 år.

Vad ska en verifikation innehålla?

Det finns lagbestämmelser om hur en verifikation skall utformas och vad den ska innehålla. Detta för att underlätta hanteringen av dem och göra det enklare för utestående bedömning av affärstransaktioner. Följande information behöver finnas:

  • Datum då transaktionen genomfördes
  • Med vilket företag transaktionen avser
  • Totalbeloppet samt specificering av momsbeloppet
  • I vissa fall en kort beskrivning av vad affärshändelsen avser
  • Samt hänvisningar till andra relaterade och relevanta underlag

Verifikationerna behöver ordnas efter kronologiskt datum och även numreras i sin verifikationsserie för att underlätta i företagets bokföring. En viktig aspekt som revisorer granskar är att numren ska följa en löpande nummerserie som under året inte får brytas eller innehålla några glapp.

Kontakta oss

Kontakta mig för en gratis konsultation!