Vad är ett Utlägg och en kostnadsersättning?

När den egna företagaren eller en anställd i företaget betalar något åt företaget vägnar så kallas detta utlägg. Företagaren eller den anställda får sedan tillbaka dess utgifter i form av en skattefri återbetalning av företaget. Utgifter som vanligtvis hamnar i utläggs posten är transportkostnader, måltidsersättningar och mindre inköp. Utlägg är dock inte samma sak som en kostnadsersättning. En kostnadsersättning är inte en fullständig utgift för företagets egna syfte.

Skillnader mellan utlägg och kostnadsersättning

Huruvida en utgift ska betraktas som ett utlägg och inte en  kostnadsersättning, är något som Skatteverket tar ställning till. Det finns en tydligt gräns mellan utlägg och kostnadsersättningar. Den vanligaste definitionen av ett utlägg är en kostnad som företaget i normalfallet skulle stått för, då det vanligtvis handlar om utgifter som fika, resor, kontorsutrustning eller någon annan utgift som arbetsgivaren normalt står för. En kostnadsersättning däremot är en utgift som uppstått för den anställda i tjänsten och regleras med en separat ersättning vid sidan av lönen till den anställda. Ersättningen ska täcka avdragsgilla utgifter som den anställde eller ägaren har haft i tjänsten. Exempel på kostnadsersättningar är traktamente, reseersättning eller ersättning för egna verktyg och mobil.

Så betalar du ut utlägg och kostnadsersättningar

Överstigit dessa ersättningar schablonbeloppet som Skatteverket har satt, så ska överstigande belopp betraktas som lön. Om arbetsgivaren inte har tagit med beräkningsunderlag för kostnadsersättningen, kan hela ersättningen komma att betraktas som lön. Då ersättningarna eller desamma eller mindre som de avdragsgilla schablon utgifterna, behöver företaget inte betala några sociala eller arbetsgivaravgifter för dem. De behöver dock fortfarande deklareras.

  • Utlägg är kostnader som någon annan stått för och som avser företagets räkning.
  • Utläggen återbetalas alltid till det ursprungliga belopp som personen ifråga har lagt ut.
  • Underlag för ett utlägg kan vara original kvitto eller faktura. Då beloppet överstiger 4000kr behöver underlaget vara en fullständig faktura.

Hur bokförs utlägg?

Utlägg hanteras som en skuld i företagets bokföring. Vid återbetalningen till ägare eller anställd kvittas skulden mot betalningen, momsen lyfts och utlägget bokförs som en kostnad. Därmed hanteras inte utlägg som en form av lön. Kostnadsersättningar som traktamenten som avser resekostnader och logi ska dock redovisas med ett kryss på kontrolluppgiften. Har utlägget gjorts för en kunds räkning ska ingen moms tas ut, man ska heller inte höra något vinstpålägg på utlägget. Detta då samma belopp som lagts ut ska återbetalas. Bokföringen av transaktionen sker först som ett utlägg på avräkningskonto och reglerna säger också att det måste vara kunden som i grunden är betalningsansvarig.

Kontakta oss

Kontakta mig för en gratis konsultation!